De fleste iværksættere og erhvervsdrivende i mindre virksomheder mangler tid og værktøjer til at planlægge og gennemføre markedsføringen. Der er rigeligt at se til, når produktion, administration og bogføring skal gennemføres. Markedsføring bliver altid gemt til sidst, og det betyder ofte, at det ikke bliver gjort grundigt. Det er synd, for der er mange nemme mulighed for at effektivisere markedsføringen ved at bruge Microsoft Office, som bruges i de fleste virksomheder. Denne artikel gennemgår nogle eksempler på, hvordan Office-pakken kan gøre markedsføringen nemmere og billigere. Der er primært fokus på situationen, hvor virksomheder skal markedsføre overfor andre virksomheder, men værktøjerne kan også bruges, hvis du markedsfører produkter overfor private forbrugere. Samler markedsviden Lad os først se på, hvad den typiske udbyder skal gøre i sin markedsføring, når der skal markedsføres overfor virksomheder. Virksomheders beslutning om køb tager mange gange lang tid, før behovet er endelig fastlagt og den rigtige leverandør er fundet. Derfor skal markedet deles op i grupper, så virksomhedens kommunikation kan målrettes og tilpasses modtagerens behov og situation. Når der er tale om markedsføring overfor virksomheder, så er en af de vigtigste opgaver at skabe en social proces med kommunikation til de forskellige deltagere i beslutningsprocessen. Det er jo bedst, hvis målgruppen reagerer på vores henvendelser med at købe, men reaktioner i form af interesse og ønske om mere information er også brugbart. Derfor skal respons gemmes i en database, så det bliver nemmere at segmentere målgruppen for fremtidige aktiviteter og tilpasse med individuelle budskaber. Det lyder jo ganske enkelt, og det kan det også være, hvis Office-pakken anvendes. I figur 1 på næste side vises, hvordan Access, Excel og Word bliver “ center for virksomhedens markedsføring. •    Markedsføringen kombinerer direct mails, salgsbreve, nyhedsbreve, e-mails med tekst og billeder, som flettes til individuelle budskaber. Telemarketing styres vha. tele-software, så informationer indsamles til brug for direct mails og som støtte for konsulenterne, som i det daglige arbejde bruger CRM-systemerne til at kontakte kunderne (CRM er forkortelsen for Customer Relationship Management). •    Office-pakken bruges ved at kombinere programmerne. Access bruges til at udvikle CRM-systemet til indsamling af data, Word sørger for planer, rapporter, flettede salgsbreve og flettede e-mails via Outlook. Excel anvendes til at udarbejde analyser og statistik. Mulighederne for at bruge Office-pak-ken i markedsføringen er uendelige. Word kan f.eks. bruges til nyhedsbreve og marke-tingplaner, Excel kan bruges til årsbudgetter og analyser, og Access kan bruges til CRM, markedsanalyser, projektstyring og meget flere. I figur 2 overfor kan du se flere anvendelsesforslag. Marketing-portal Al markedsføring tager udgangspunkt i en plan, men problemet med mange planer er, at de ikke kommer ud til medarbejderne. Planer ligger ofte gemt og glemt et sted, hvor de ikke kan opdateres. Det kan Word nemt løse. I stedet for en marketingplan, som bare gemmes som en Word-fil eller i papirformat på en hylde, så oprettes en Marketing-portal ved at gemme Word-filen som en webside på en central server, som øvrige medarbejdere har adgang til. Dermed bliver marketingplanen tilgængelig for alle, og det er muligt for den marketingansvarlige at opdatere planen når der er ændringer. Det er ikke nødvendigt at fremsende filer til alle interesserede, for planen er altid opdateret på Intranettet. Medarbejdere har nemt ved at gå ind på marketingportalen og se aktivitets-planen for næste aktiviteter, finde navne og telefonnumre på leverandører, læse om konkurrenters svagheder eller finde billeder i billedbanken til udarbejdelse af nyt salgsbrev. Al information ligger centralt for alle, så der er ingen undskyldning for ikke at vide hvad planen er. I figur 3 er vist et eksempel på menuen i en marketingportal udarbejdet i Word. Menuen er gjort lidt mere interessant ved at bruge en tabel med usynlige kanter. På skærmkopien er det kun muligt at se menuen i starten af Word-filen, som kan være et langt dokument. Menuen indehol- der hyperlinks til afsnit længere nede i do- kumentet. De enkelte afsnit kan indehol-de alle informationer om virksomhedens markedsføring. Det er også muligt at bruge hyperlinks i dokumentet, som fører brugeren videre til andre filer, som bruges i markedsføringen. Dermed bliver marketingportalen det centrale planlægningsværktøj for hele virksomhedens markedsføring. Gratis markedsanalyser Der er mange virksomheder, der ikke gennemfører markedsanalyser, fordi de tror, at det er dyrt at gennemføre. Det behøver det ikke at være – faktisk kan det gøres helt gratis, hvis man har en medarbejder med en god telefonstemme. Løsningen er meget enkel, hvis man tager udgangspunkt i, at programmerne i Office-pakken kan arbejde sammen: 1.    Lav en plan for hele processen i Word. Det er godt at samle alle tanker og arbejdsopgaver ét sted før man går i gang. Gem evt. planen som en webside, så den er tilgængelig for alle. 2.    Opret tele-software i Access. Opret felter til registrering af svar på spørgsmålene. Så er du klar til at overføre målgruppens adresser. I figur 3 på næste side 28 er vist et eksempel på en simpel formular i Access, som kan bruges til indsamling af markeds-viden. 3.    Find målgruppen af virksomheder blandt kunderne. Det er endnu bedre, hvis I abonnerer på adresser fra en adresseleve-randør som f.eks. Krak eller Experian. Når målgruppen er segmenteret, overføres adresserne til telesoftwaren. 4.    Gennemfør telefonkontakten med en, to eller tre medarbejdere, som har en god telefon-stemme. Målsætningen med markedsanalysen/telemarketing er at indsamle informationer om segmenteres behov og anvendelse for den type produkter, som I markedsfører. 5.    Udarbejd statistik i Excel ved brug af pivottabeller. Pivottabeller er en funktion i Excel, som desværre er kendt af alt for få, men som er et fantastisk værktøj til at udarbejde statistikker på baggrund af databaser. 6.    Skriv rapporten i Word med konklusioner fra dataanalysen og beslutninger for aktiviteter, som et resultat af markedsanaly-sen. Gem evt. Word-filen på Intranettet som en web-side, så den nye markedsviden bliver gjort tilgængelig for alle medarbejdere. Hele processen kan gennemføres på under en måned, og det kan gøres helt gratis. nemme Analyseværktøjer Mange synes, statistikker er kedelige. Men det er kun indtil de har prøvet Excels pivottabeller, som er et værktøj til at analysere indholdet i lister og databaser. At


Opret et gratis medlemsskab herunder for at få fuld adgang til alle vores artikler, den nyeste digitale udgave af vores medlemsmagasin Iværksætteren, og støt samtidigt op om dansk iværksætteri.

Er du allerede gratis medlem, så login nedenfor.

Logge Ind